Pierwszą deklarację o wysokości opłaty z gospodarowanie odpadami komunalnymi należy złożyć w terminie 14 dni od powstania obowiązku jej złożenia, tj.: od powstania na nieruchomości odpadów komunalnych. Po jej złożeniu podatnik otrzyma informację o nadanym indywidualnym numerze rozrachunkowym, na który należy uiszczać opłatę za gospodarowanie odpadami komunalnymi z góry - bez wezwania - miesięcznie,  w terminie  do 15-go dnia każdego miesiąca.

Deklaracja DO-N składana jest z datą obowiązywania wskazaną w części B i działa do momentu złożenia kolejnej deklaracji zmieniającej lub zawiadomienia przez organ podatkowy o zmianie wysokości stawki opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Do czasu złożenia deklaracji zmieniającej lub otrzymania zawiadomienia o nowym wymiarze opłat, płatności należy dokonywać w wysokości dotychczasowej.

W przypadku zmiany stawek Właściciele nieruchomości otrzymają zawiadomienie o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi i nie są wówczas zobowiązani do złożenia nowej deklaracji.

Każda zmiana w zakresie ilości, wielkości pojemników, czy też częstotliwości ich odbiorów wymaga złożenia deklaracji zmieniającej. W przypadku zakończenia działalność w danej nieruchomości również należy złożyć deklarację tzw. „zerującą”, która zdejmie naliczenia i pozwoli na zamknięcie karty podatnika.

W przypadku zmiany danych wpływających na wysokość opłaty właściciel nieruchomości jest obowiązany złożyć nową deklarację w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła zmiana. Po upływie tego terminu opłatę można skorygować jedynie na przyszłość (art. 6m ust. 2 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach).

W deklaracji należy wykazać pojemniki na 5 różnych frakcji oraz częstotliwość ich odbiorów zgodną z obowiązującym regulaminem.

W deklaracji należy wskazać częstotliwość odbiorów pojemników poszczególnych frakcji zgodną z ilością dni w danym miesiącu (zgodnie z kalendarzem), w które odbierane są odpady danej frakcji.

W przypadku niedoszacowania ilości odbiorów, wywóz wypadający w piątym tygodniu miesiąca nie będzie realizowany. W takim przypadku nie ma również możliwości złożenia deklaracji na dodatkowy odbiór.

Deklaracje na dodatkowe odbiory odpadów DO-ND składane są na minimum 3 dni robocze przed planowanym terminem wywozu i realizowane są w dniu planowego odbioru zgodnie z obowiązującym harmonogramem oraz ilością zadeklarowanych odbiorów w danym miesiącu w deklaracji głównej.

Od stycznia 2024 r. z nieruchomości niezamieszkałych odbiór odpadów realizowany jest przez nową firmę odbierającą: Koma Usługi Komunalne Sp. z o.o. Harmonogram wywozu odpadów dostępny jest na stronie firmy KOMA.

W przypadku lokalu najmowanego należy dostarczyć wraz z deklaracją umowę najmu lokalu. Wykaz dokumentów do deklaracji określony został w uchwale Rady Miasta Sopotu nr NR XLVI/809/2023 z dnia 14 września 2023 r.

Zgodnie z art. 6o ust. 1 Ustawy w razie niezłożenia deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi albo uzasadnionych wątpliwości, co do danych zawartych w deklaracji Dyrektor Zarządu Dróg i Zieleni w Sopocie określa, w drodze  decyzji, wysokość  opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, biorąc pod uwagę dostępne dane właściwe dla wybranej  przez radę gminy metody, a w przypadku ich braku – uzasadnione szacunki.

Nieruchomości mieszane, w których znajdują się zarówno lokale zamieszkałe jak i niezamieszkałe, rozliczane są w całości „po wodzie”. Deklaracja powinna być złożona dla całej nieruchomości przez wspólnotę mieszkaniową na formularzu DO-W+N z uwzględnieniem lokali użytkowych.

W przypadku ustanowienia pełnomocnictw do składania deklaracji muszą być one złożone na formularzu pełnomocnictwa UPL-1 lub UPL-1P (Art. 80a §2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa; Dz. U. z 2023 r. poz. 2383, z późn. zm.). Do pełnomocnictwa UPL-1P należy dołączyć potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17,00 PLN na konto Gminy Miasta Sopotu 70 1020 1811 0000 0802 0373 5651.
Honorowane są również notarialne pełnomocnictwa szczególne złożone w oryginale, w formie odpisu lub w postaci kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Od dnia 31.03.2022 ze względu na zmianę organu podatkowego, przy składaniu deklaracji przez pełnomocnika, koniecznym jest dostarczenie nowego pełnomocnictwa UPL-1P wraz z potwierdzeniem uiszczenia opłaty skarbowej lub UPL-1.